DEFINICIÓN DEL SISTEMA
SUDOCU es el sistema de Gestión Integral de documentos y trámites con el que se pueden crear documentos digitales y administrar el ciclo de vida de los mismos. El sistema permite la incorporación de los documentos en expedientes y trámites y a la vez llevar un registro de todos los actos administrativos que componen el ciclo de vida del trámite documental.
ALCANCE GENERAL Y DEFINICIONES
El presente Reglamento regula el inicio, ordenamiento, registro y circulación de actuaciones administrativas y comunicaciones oficiales gestionadas por el Sistema Único Documental –SUDOCU-.
Todos los documentos, (salvo los consignados en el Artículo 2° de la Resolución), Expediente/Trámite deberán ser generados en formato electrónico, o bien, si existe en formato papel deberán ser digitalizados e incorporados al SUDOCU.
TIPO DE DOCUMENTOS
Tendrán competencia para crear Expedientes las Mesas de Entradas de cada Unidad Académica, las Escuelas Experimentales y la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo.
Se dará entidad de Expediente cuando la tramitación del mismo finalice con el dictado de un Acto Administrativo
En caso de recibir un documento en soporte papel, el usuario de Mesa de Entradas digitalizará el mismo, creará el documento correspondiente en SUDOCU (tramite o Expediente) para su tramitación y resguardará el documento papel bajo la clasificación y modalidad que cada Mesa de Entradas de las Unidades de Gestión establezcan.
Para el caso de expedientes realizados con fecha previa a la puesta en vigencia del sistema de gestión documental SUDOCU (25 de Julio de 2023) (ver articulo 4º de Resolución 1067/2023) y que necesiten incorporar resoluciones o disposiciones,
las mismas serán realizadas en SUDOCU, en donde se registrará el numero de expediente original en papel de referencia.
Posteriormente esta resolución o disposición se imprimirá y se adjuntará al expediente papel respectivo quedando como copia
de la versión digital, a fines de completar dicha documentación.
Se generará un Trámite SUDOCU en las distintas Unidades Académicas, Escuelas Experimentales y Unidad Central cuando la actuación sea breve, interna y de rutina.
Las dependencias del rectorado y organismos solo podrán generar “Trámites SUDOCU” en el sistema
Las Mesas de Entradas de las distintas Unidades Académicas, Escuelas Experimentales y la Dirección General Mesa de Entrada, Salida y Archivo serán las únicas dependencias autorizadas y habilitadas para Registrar y/o transformar un TRAMITE en EXPEDIENTE.
– Documentos. Constituye documento cualquiera sea su soporte, una entidad identificada y estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de información
– Notas. Tipo de documento habilitado para todos los usuarios del sistema. Es información en formato de texto y datos adicionales definidos por los campos en relación y archivos adjuntos. Se puede crear, editar e incorporar a contenedores una vez autorizado. Funciona como registro de los diferentes actos y gestiones administrativas.
IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS
Los documentos oficiales gestionados por la Universidad Nacional de Tucumán serán administrados por el Sistema Único Documental –SUDOCU- a través del módulo Gestión.
Alta de documentos: El alta de documentos se realiza a través del formulario habilitado para el tipo de documento seleccionado, el que permanecerá en estado borrador. Se crea en forma definitiva una vez que el mismo se autoriza por el/los usuarios habilitados a tal fin.
Numeradores:
Los documentos se identifican en SUDOCU en forma alfanumérica y su numeración es correlativa.
Datos contenidos en los documentos:
a.- Tipo de documento
b.- Sigla de la dependencia o unidad de gestión a la cual pertenece el usuario firmante (dependiendo del tipo de documento será el área que genera el documento)
c.- Número: para Expedientes y Resoluciones será correlativo y se reiniciará cada año
Para el resto de los documentos y trámites será correlativo por área y se reiniciará cada año
d.- Año.
EXPEDIENTE ELECTRONICO
El expediente electrónico es la actuación administrativa que contiene un conjunto ordenado de documentos y actuaciones en formato electrónico que serán identificados de manera uniforme para toda la Universidad Nacional de Tucumán.
Los Expedientes Electrónicos se identifican en SUDOCU en forma alfanumérica y su numeración es correlativa, y cuentan con los siguientes datos:
REC Rectorado
FACET Facultad de Ciencias Exactas
FAZ Facultad de Agronomía, Zootecnia y Veterinaria
MOVIMIENTO DE LA DOCUMENTACION ELECTRONICA
FACULTADES
Cuando un documento electrónico deba ser tramitado en Rectorado u otro organismo externo a la Unidad Académica, deberá ser remitido desde el área Mesa de Entradas hacia la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo del Rectorado para su tramitación.
En el caso de los movimientos internos de la documentación electrónica, el criterio será definido por la mesa de Entradas de cada Unidad Académica, organismo o dependencia,
debiendo quedar formalizado el proceso a través de Manuales de Procedimiento correspondientes.
ESCUELAS EXPERIMENTALES y OTROS ORGANISMOS
Toda documentación electrónica que deba ser gestionada en Rectorado deberá ser ingresada inicialmente por la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo.
Los movimientos internos de la documentación electrónica en cada una de las Escuelas Experimentales u organismos, deberán quedar formalizados en los correspondientes Manuales de Procedimiento.
COPIAS Y RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES
Copia de Documentos electrónicos.
Todo documento electrónico firmado digitalmente en el sistema SUDOCU tendrá carácter de original, tanto si fue creado en el sistema como si fue digitalizado de acuerdo con los procedimientos establecidos. Se podrán imprimir copias en soporte papel, o bien, reproducir el documento en soporte electrónico conservando su condición original.
Los actos administrativos del sistema SUDOCU llevarán firma digital, en cualquiera de los dos formatos que se detallan a continuación y/o firma electrónica.
La modalidad con TOKEN requiere de un dispositivo criptográfico que cumpla con el estándar FIPS 140-2 nivel 2 o superior. Permite firmar varios documentos a la vez y tiene validez por dos (2) años. (no se renueva en forma automática), o bien
En el sistema SUDOCU la firma electrónica corresponde a cada “Autorización” que requiere el sistema para validar las intervenciones de usuarios autorizados. Se usa solo para tramitación de documentos internos, es decir para aquellos en los que no es estrictamente necesario acreditar validez jurídica.
La regularidad del sistema opera bajo firma o autorización simple o escalonada.
TOMA DE VISTA DE ACTUACIONES
En esta primera etapa y hasta la implementación definitiva del Sistema Único Documental -SUDOCU- la toma de vista sin suspensión de plazos de las actuaciones que se tramiten como expediente digital se efectuará con intervención de personal de las Direcciones de Mesa de Entradas de las Unidades Académicas, Escuelas Universitarias y Escuelas Experimentales, o de la oficina correspondiente al trámite en cuestión, los que darán acceso al expediente al solicitante, en soporte físico o digital.
REQUERIMIENTO DE UN EXPEDIENTE POR AUTORIDAD JUDICIAL O ADMINISTRATIVA
En caso que un Expediente sea requerido por autoridad judicial o administrativa, se remitirá una copia de este, ya sea en soporte digital o en soporte papel, debidamente intervenida por el funcionario competente de la Dependencia.
USUARIOS DEL SISTEMA
Usuario Personal. Para operar en el ecosistema SUDOCU los agentes deberán contar con un usuario personal. Cada usuario personal identifica a un agente de las dependencias de la U.N.T.
– El código y clave de usuario personal otorgado por los administradores del sistema habilitarán a los usuarios a operar en el sistema SUDOCU.
– La clave de acceso que se otorga al usuario es personal, secreta e intransferible. El usuario será responsable en caso de divulgación de la misma.
– Al inicio del proceso de registro, el usuario deberá modificar la clave de usuario suministrada, siendo responsable de su resguardo. Las operaciones, comunicaciones y documentos oficiales efectuados y firmados por el usuario utilizando su respectiva clave, se presumen realizadas por él. A tal efecto, se considera que los mismos son válidos, legítimos y auténticos sin necesidad de realizar o tomar ningún otro resguardo.
– Toda documentación que se tramite a través de SUDOCU entre áreas y/o usuarios no requiere confirmación expresa de recepción por parte de un usuario ya que el mismo puede acceder a ellas a través de la interfaz principal del sistema.
– El usuario es responsable por el uso indebido o inadecuado del Sistema Único Documental -SUDOCU-.
– Para resguardar su seguridad, el usuario no debe compartir la clave con terceros bajo ninguna circunstancia. Es recomendable que el usuario modifique su contraseña periódicamente.
SESION
Expiración de la sesión del usuario SUDOCU.
Por motivos de seguridad la sesión expira automáticamente, cualquiera sea el módulo que se encuentre abierto, luego de un tiempo determinado de cese de actividad por parte de un usuario. Aquellos datos que no hayan sido guardados se perderán. Para continuar usando e sistema en cualquiera de los módulos, el usuario deberá ingresar nuevamente su usuario y contraseña.
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
Dirección General de Informática
Funciones:
– Administrar de manera integral el sistema.
– Habilitar a los usuarios internos y asignarles los niveles de autorización operativa, ya sean perfiles o permisos multiusuarios y/o multitareas en caso de corresponder.
– Aprobar la nómina de documentos y contenedores digitales disponibles en el sistema
– Actualizar las tablas de sectores internos de la Universidad.
– Capacitar y prestar asistencia a los usuarios de la Universidad.
– Administrar el alta, baja y modificaciones de los usuarios.
– Solicitar al área de personal de las dependencias la información actualizada de altas y bajas de personal
– Dar de baja a los usuarios desvinculados de la Universidad.
– Asignar y dar de baja permisos o perfiles especiales, en los casos que cuente con el permiso correspondiente. Dicho permiso deberá ser solicitado por un usuario Responsable o un funcionario con rango no inferior a Dirección o Dirección General, mediante el sistema que se implemente y se deberá detallar cual será el usuario que deba contar con ese permiso.
